Pareigų aprašymas

  1.  Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
    1. turėti vidurinį išsilavinimą ir ne mažesnę nei 1 metų darbo patirtį dokumentų, informacijos valdymo srityje;
    2. žinoti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos darbo kodeksą, Lietuvos Respublikos įstatymus, Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius darbo santykių reguliavimą, viešąjį administravimą, raštvedybą, dokumentų rengimą ir įforminimą bei mokėti juos taikyti praktikoje;
    3. mokėti dirbi programinio paketo Microsoft  Office programomis;
    4. žinoti globos namų struktūrą, darbo organizavimo tvarką, darbo teisės pagrindus, organizacinę - vykdomąją dokumentacijos sistemą, lietuvių kalbos ir raštvedybos taisyklių reikalavimus, kalbos kultūros reikalavimus, tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles;
    5. mokėti naudotis naujomis ryšių ir kitomis organizacinės technikos perdavimo priemonėmis;
    6. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
    7. mokėti naudotis pirmine medžiaga, dokumentais, ruošiant įsakymus, raštus;
    8. mokėti organizuoti telefoninius pokalbius globos namuose;
    9. būti komunikabiliam, pareigingam, kruopščiam, žinoti reprezentavimo subtilumus.
  2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
    1. informuoja direktorių apie gaunamus pranešimus, primena direktoriui būtinus darbus, dalyvavimus posėdžiuose, pasitarimuose;
    2. kviečia dalyvius į posėdžius, pasitarimus, susirinkimus ir supažindinti juos su susirinkimų temomis;
    3. priima lankytojus, svečius, delegacijas;
    4. priima ir suteikia informaciją telefonu, perduoda ar priima žinias elektroniniu paštu;
    5. operatyviai sujungia direktoriaus telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais;
    6. spausdina dokumentus, raštus, įsakymus, direktoriaus pavedimu;
    7. pateikia tvirtinti direktoriui padalinių vadovų parengtų įsakymų projektus bei rengia dokumentų personalo klausimais projektus;
    8. registruoja gaunamus ir siunčiamus raštus, sistemina gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoda vykdyti konkretiems darbuotojams;
    9. priima ir registruoja visus reikalingus dokumentus dėl darbuotojų priėmimo, atleidimo, komandiruočių, pavadavimų, konkursų, nuobaudų, paskatinimų ir kt., bei teikia Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui (toliau – NBFC);
    10. rengia projektus ir teikia NBFC dėl  kasmetinių ir kitos paskirties atostogų, papildomų poilsio dienų įforminimo;
    11. glaudžiai bendradarbiauja su NBFC ir globos namų struktūriniais padaliniais, darbuotojų priėmimo, atleidimo, atostogų klausimais;
    12. kontroliuoja įstaigos darbuotojų kasmetinių atostogų laikotarpius ir likučius;
    13. padeda padalinių vadovams parengti darbuotojų pareigybių aprašymus, padaryti pakeitimus juose ir įformina direktoriaus įsakymu, pareigybių aprašymo kontrolinį egzempliorių saugo darbo vietoje;
    14. rengia pažymas, informacinius raštus, atsakymus į gautus skundus personalo klausimais;
    15. formuoja darbuotojų asmens bylas, pasibaigus darbo santykiams su darbuotoju - perduoda jas globos namų archyvui;
    16. registruoja, saugo darbuotojų kasmetinės veiklos vertinimo ataskaitas, jas teikia derinti globos namų darbo tarybai bei profesinės sąjungos atstovams;
    17. rengia ir pateikia globos namų direktoriui ataskaitą apie personalo poreikį, personalo kaitą globos namuose;
    18. rengia globos namų pareigybių sąrašą, struktūrą;
    19. priima, registruoja ir saugo darbuotojų informaciją apie viešųjų ir privačių interesų deklaracijų pateikimą įstatymų numatyta tvarka;
    20. reikalauja, kad darbuotojai laiku vykdytų visus pavedimus;
    21. kontroliuoja, kad padalinių vadovų ir atskirų vykdytojų nekokybiškai ir netvarkingai parengtų dokumentai nebūtų perduoti direktoriui ar kitoms organizacijoms;
    22. parengia dokumentacijos planą, registrų sąrašą;
    23. saugoja dokumentus archyve, patikrina jų suformavimą, organizuoja  trumpo saugojimo dokumentų naikinimą, naikinimo  aktų parengimą;
    24. kontroliuoja archyve saugomų dokumentų būklę, pagal poreikį organizuoja archyvo tvarkymo, atnaujinimo, nurašymo, saugojimo ir kitus darbus;
    25. rūpinasi, kad patikimai ir tiksliai veiktų organizacinė technika, kad direktoriaus darbo vieta būtų tvarkinga;
    26. kelia savo kvalifikaciją, suderinus su globos namų direktoriumi;
    27. vykdo kitus globos namų direktoriaus pavedimus kompetencijai atitinkančiais klausimais.